MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

 ¿QUÉ ES?

Excel es un software, programa y/o aplicación de Microsoft Office, el cual funciona como una hoja de cálculo que facilita a los usuarios a realizar trabajos contables y financieros, ya que sus funciones matemáticas permiten desarrollar dichas tareas. Por otro lado, se pueden elaborar gráficos, hacer y conocer lenguaje de programación, debido a que al insertan una fórmula, la barra de fórmulas presenta la combinación que dará como el resultado final.

PARTES DE MICROSOFT EXCEL:

Botón de Office: Cumple la misma función que el botón archivo de generador de texto Microsoft Word. Este botón es utilizado para guardar, imprimir, compartir, abrir, exportar, cerrar y crear un nuevo archivo. 

Barra de Inicio: La barra de inicio muestra los iconos de guardar, deshacer y retroceder al insertar alguna fórmula. Por lo general, esta parte de Excel es la que abarca y divide todas sus partes, puede decirse que es la cabeza de la pantalla.

Barra de Título: Como su nombre lo indica, es la parte donde se visualiza el título que tiene de documento. En caso de que el archivo no tenga nombre, esta barra te permite modificarlo para que en futuras búsquedas sea más fácil identificar la hoja de cálculo.

Barra de Menús: Esta barra muestra todo lo que se puede hacer con Excel, desde insertar un gráfico, diseño de la página, datos, formulas, archivo, inicio, entre otras. Esta barra está situada justamente debajo de la barra de título.

Barra de Herramientas: También conocida como acceso rápido, barra estándar o barra de formato. Permite personalizar el contenido de la hoja de cálculo. Se identifica porque es la barra de los iconos, en la cual, el usuario tiene a la mano el cambio de letra, tamaño, color, ajuste de texto, entre otras.

Barra de Fórmulas: Es un pequeño recuerda en el que se aparecen los datos inscritos en las celdas de Excel. La barra facilita la modificación  o creación de las informaciones.

Hoja de Trabajo: Ubicada al final de la página horizontal. Esta barra ayuda a tener en un mismo archivo varios trabajos, insertando las hojas.

Barra de Desplazamiento: Ofrecen a las personas deslizarse de forma horizontal o vertical en la página activa.

Barra de Dibujo: Facilita diversas formas cónicas y/o dibujos.

Botón minimizar, maximizar y cerrar: Sirve para reducir o aumentar el tamaño de la ventana de Excel.

Celdas: Las celdas son cada uno de los recuadros que forman el área de trabajo de Excel. Las filas y las columnas forman las celdas.

Columnas: Apartando donde se ubican las letras  de la A a la Z que conforman las celdas.

Filas: Son los números ubicado en forma vertical. En conjunto con las columnas formas las celdas. Las filas van desde el 1 hasta el 65,536.

COLUMNAS Y FILAS

En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ…

En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel (97-2003). Excel 2007 tienen 16384 columnas.
Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba hacia hasta la posición actual.
La columna activa es aquella donde se encuentra la celda activa.

En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.

Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel.
Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posición actual.

La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.

FÓRMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,   intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Las indicaciones para escribir una fórmula son:

• Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.
• En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).
• Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparación y en base a eso realizar la comparación.
• Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir entre comillas.
• Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
• El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.
• Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
• Los argumentos se deberán separar con punto y coma.

La sintaxis de las fórmulas es:

                      =nombre_de_la_formula(argumento₁;argumento₂;argumento_n)

Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa complejidad en un solo paso. Excel contiene funciones especializadas en cálculos matemáticos, financieros, funciones lógicas, etc.

La utilización de las funciones, además de simplificar el desarrollo de modelos sobre hojas de cálculo, permite efectuar dichos cálculos sin conocer el procedimiento matemático, por ejemplo, podemos calcular el VAN (Valor Actual Neto) de una inversión aunque no recordemos la fórmula, simplemente utilizando la función correspondiente.

Las funciones pueden introducirse:

1. Escribiéndola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los argumentos a ingresar)
2. Desde la barra de fórmulas, presionando f_x para insertar función
3. Desde la ficha Fórmulas en el fragmento Biblioteca de funciones, presionando el botón Insertar función.

IMÁGENES DE PANTALLA PRINCIPAL, DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS

Al iniciar Excel automáticamente se crea una nueva hoja de cálculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

Barra de Menús

En esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú contiene acciones especificas que están agrupadas según el nombre del mené de la siguiente manera.

• Archivo o botón de Office: este menú permite crear, abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir, etc. Archivos.
• Inicio: mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer uniones, etc.
• Insertar: para insertar en la hoja elementos como reglones, columnas gráficos, tablas, cuadros de texto notas y objetos en general.
• Diseño de página: Permite configurar la página, en cuanto a tamaño de hoja, márgenes, fondos, opciones de vista como los cuadriculados de la hoja, etc.
• Fórmulas: En esta barra se pueden agregar funciones, nombres a las celdas, como también se encuentran los comandos de auditoría.
• Datos: Aquí se encuentran todos los comandos referentes a la manipulación de datos y tablas, como por ejemplo: Obtener datos externos, aplicar filtros, agrupar desagrupar, entre muchos más comandos.
• Revisar: Se encuentran los comandos que permiten verificar, tanto la ortografía, agregar comentarios, como también proteger la hoja, o el libro o incluso compartirlo.
• Vista: contiene las opciones para ver de diferentes formas una hoja en pantalla.
  
  

Barras de Herramientas

Son botones que realizan acciones previamente definidas con sólo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripción visual de la acción que realizan. Excel cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente sólo se muestran la barra estándar y la barra de formato.

Barra de Fórmulas

Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Además permite agregar funciones directamente al editar la celda.

Encabezados de Fila y Columnas y líneas de división

La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la información a manipular. 

Etiquetas de Hoja

Excel maneja lo que se conoce como Libros, éstos contienen  múltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta  correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.